Ipem-SP aprimora digitalização de processos para automação completa

O Ipem-SP (Instituto de Pesos e Medidas do Estado de São Paulo), autarquia do Governo, vinculada à Secretaria da Justiça, e órgão delegado do Inmetro, publicou no Diário Oficial do Estado de São Paulo, portaria nº 080/2022 com o objetivo de elevar a instituição a novos padrões de excelência com a fixação de recebimento de documentos apenas de forma virtual.

“O Ipem-SP recebe anualmente a média de 24 mil documentos físicos, entre defesa, recursos, e outros, sendo que cada documento possui a margem de 40 folhas, isto conduz a um expressivo número de 960 mil folhas, ou seja, quase 1 milhão de documentos recebidos de forma física que são integralmente digitalizados pelo corpo jurídico do órgão a cada ano. Vale lembrar que a presente portaria representa o primeiro passo para a total automação do Ipem-SP”, explica o superintendente, Ricardo Camargo.

O diretor do Departamento Jurídico do Ipem-SP, Dr. Iggor Dantas Ramos, informa que “com os novos procedimentos o departamento visa garantir à autarquia a economia financeira e ambiental, pois ao estabelecer o recebimento de documentos apenas de forma virtual, o Ipem-SP pode diminuir custos de operação, economizando gastos com papel, equipamentos de digitalização, espaço para arquivamento e até mão-de-obra, que poderá ser melhor direcionada, garantindo pelo menos 50% mais de produtividade dos servidores envolvidos, sem esquecer do nosso compromisso ambiental com as futuras gerações, evitando por conseguinte a derrubada de muitas árvores”.

Segue o conteúdo da portaria Ipem-SP nº 080/2022, publicada em 25 de maio no Diário Oficial do Estado de São Paulo.

Artigo 1º – A juntada eletrônica de defesas e recursos referentes a processos administrativos de Autos de Infração e Taxas, serão realizadas em duas etapas:

I – Na primeira etapa relativa ao PROTOCOLO / ADPRO, o qual disponibilizará, junto ao Sistema SGI, um número de protocolo que deverá ser transcrito no documento digital apresentado pelo interessado, devidamente inserido no caminho de rede (Jurídico Digitalizados (\\ipem.sp\LOTUS\arquivos) para prosseguimento processual.

II – Cumprida a determinação descrita no item “I”, o documento estará hábil para inserção no Sistema SGI, pelo AGSAU, doravante setor responsável.

Artigo 2º – O recebimento de documentos digitais será realizado de duas maneiras: remessa via correio eletrônico no endereço protocolo@ipem.sp.gov.br ou recebimento presencial de mídia removível (pen-drive) junto ao IPEM-SP, ficando a cargo da empresa e ou interessado que os apresente, sob sua total responsabilidade pela integridade do mesmo.

Parágrafo Único – Cabe ao IPEM/SP receber, protocolar e inserir o documento no Sistema de Gestão Integrado – SGI.

Artigo 3º – Fica criada a caixa de correio eletrônico corporativo protocolo@ipem.sp.gov.br para o recebimento de defesas, recursos, impugnações e demais documentos referente aos processos administrativos de Auto de Infração e de Taxas Metrológicas.

I – Os serviços requeridos por meio da caixa corporativa do IPEM/SP deverão obedecer estritamente aos procedimentos técnicos especificados no Art.5º.

II – A recepção de documentos eletrônicos, requerimentos, defesas, recursos e impugnações só serão considerados recebidos mediante apresentação nos termos do Art. 5º, conforme previsto nesta Portaria, e após sua conferência e protocolo pelo ADPRO.

III – A documentação recebida deve ser de qualidade suficiente e respeitar as especificações solicitadas para aprovação e consequente inserção no Sistema, sob pena de prosseguimento dos autos, desconsiderando-a.

Artigo 4º – Após a conferência do documento pelo ADPRO, poderá ocorrer o recebimento e o registro do documento via número de protocolo SGI, criando a rastreabilidade e disponibilizando o arquivo na rede IPEM/SP, e deverá também realizar a devolutiva do número do protocolo ao contribuinte, respondendo a mensagem via correio eletrônico ou presencialmente via documento ANEXO X.

Artigo 5º – As especificações técnicas devem obedecer:

I – Formato: os documentos digitais deverão ser produzidos ou reproduzidos no formato PDF, padrão ISO 19005-3:2012 (PDF/A – versões PDF 1.4 ou superior);

II – Resolução: A resolução do texto deve ser de, pelo menos, 150 DPI e escala 1:1. ou superior;

III – Capacidade: Todo arquivo deve respeitar a capacidade máxima de 2 MB, necessária para inserção de cada item no SGI, caso o item ultrapasse o tamanho estipulado, deve-se subdividir de forma sequencial, não podendo ter repetição do nome do arquivo, alertamos sobre a presença de imagens que aumentam consideravelmente o tamanho do arquivo. Vide exemplo: (nome do arquivo) parte 1, (nome do arquivo) parte 2, ou mais;

IV – Padronização do nome do arquivo: todo arquivo deve respeitar a descrição do Item, tais como: Defesa, Recurso, Manifestação, Substabelecimento, Procuração ou outros pertinentes. Sempre com o número do Processo, número Auto de Infração e o nome da empresa autuada, por ex.: Defesa AI XXXXX, processo XXX/xxxx, Empresa XXXXXX LTDA.pdf;

V – Não utilizar caracteres especiais do tipo ç,~,/,-,\,@,# e outros, nas palavras utilizadas no nome do arquivo digitalizado;

VI – Limite de tamanho de mensagem eletrônica – 110Mb;

VII – Limite de anexos de arquivos – 50 anexos.

Artigo 6º – O PROTOCOLO / ADPRO deverá verificar antes de realizar o protocolo, se o documento contempla:

I – a identificação do órgão processante ou da autoridade a quem é dirigida;

II – a identificação e a assinatura do interessado;

III – o número do(s) auto(s) de infração e do processo, ou da respectiva taxa metrológica;

Artigo 7º – Fica determinado que, em caso de inserções errôneas de documentos nos processos, ou documentos ilegíveis/arquivos corrompidos não será possível sua exclusão quando ultrapassado o período de inserção de 24h. Neste caso, cabe ao servidor incluir naquele processo uma CERTIDÃO, conforme “ANEXO A”.

Parágrafo Único: O documento digitalizado deverá ser inserido imediatamente no processo correspondente.

Artigo 8º – O interessado ou seu procurador poderá requerer vista dos auto, que será disponibilizado através de terminal disponível no ATENDIMENTO JURÍDICO, pelo prazo de 15 (quinze minutos), de forma a não inviabilizar o atendimento de eventuais interessados ou procuradores que estejam aguardando.

I – Caso o interessado necessite de tempo maior do que 15 (quinze minutos) para consulta dos autos, este poderá aguardar novamente na fila.

II – Caso o interessado necessite dar vistas a mais de 5 processos, este deverá solicitar agendamento prévio, por meio do e-mail: atendimentojuridico@ipem.sp.gov.br.

Artigo 9º – Fica permitido ao interessado ou seu procurador o acesso à internet para envio dos documentos consultados, acessando seu e-mail próprio para o encaminhamento.

Artigo 10 – Fica estabelecido o prazo de 30 (trinta) dias a contar da publicação desta portaria, a fim de viabilizar a migração digital no setor do PROTOCOLO e ATENIDMENTO JURÍDICO, sendo permitido, durante esse período, o recebimento de protocolos em vias físicas.

Ipem-SP

O Ipem-SP é uma autarquia vinculada à Secretaria da Justiça e Cidadania do Governo do Estado de São Paulo e órgão delegado do Inmetro. Com uma equipe de fiscalização formada por especialistas e técnicos, realiza diariamente, em todo o Estado de São Paulo, operações de fiscalizações rotineiras em balanças, bombas de combustíveis, medidores de pressão arterial, taxímetros, radares, capacetes de motociclistas, brinquedos, cadeiras de carro para crianças, peças de roupa, cama, mesa e banho, botijões de gás, entre outros materiais. É seu papel também proteger o consumidor para que este leve para casa a quantidade exata de produto pela qual pagou. Quem desconfiar ou encontrar irregularidades pode recorrer ao serviço da Ouvidoria, pelo telefone 0800 013 05 22, de segunda a sexta, das 8h às 17h, ou enviar e-mail para: ouvidoria@ipem.sp.gov.br

Fonte: Ipem-SP